Регламент виконавчого комітету Ковельської міської ради

Затверджений рішенням виконавчого комітету

Ковельської міської ради від 10.03.2011 №97

РЕГЛАМЕНТ 
виконавчого комітету Ковельської міської ради

1. Загальні положення.

1.1 Відповідно до ст. 51 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчий комітет Ковельської міської ради (далі - виконавчий комітет) є її виконавчим органом, їй підконтрольним і підзвітним.

Після закінчення повноважень міської ради, міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

1.2. Порядок діяльності виконавчого комітету та осіб, які входять до його складу, визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в України" та іншими законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами, а також рішеннями міської ради і власними рішеннями.

1.3. Регламент виконавчого комітету (далі - Регламент), зміни та доповнення до нього затверджується рішенням виконавчого комітету.

1.4. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку та реєстраційні рахунки в органах Державного казначейства.

1.5. Розподіл функціональних обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови та керуючим справами, затверджується розпорядженням міського голови.

При цьому повинні бути визначені:

- повноваження і функції посадової особи,

- структурні підрозділи виконавчого комітету, діяльність яких координується відповідною посадовою особою та структурні підрозділи з якими співпрацює дана посадова особа,

- підприємства, установи та організації міста, щодо яких посадова особа забезпечуватиме реалізацію відповідно до законодавства державної політики,

- порядок заміщення міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови та керуючого справами у разі їх відсутності.

1.6. Положення про структурні підрозділи міської ради та її виконавчого комітету розробляються їх керівниками, погоджуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу їх функціональних обов’язків), начальником юридичного відділу та затверджуються на сесії міської ради.

1.7. Функціональні обов’язки службовців та працівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету розробляються їх керівниками, погоджуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу їх функціональних обов’язків), начальником структурного підрозділу, начальником юридичного відділу та затверджуються міським головою.

1.8. Робота виконавчого комітету та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, що становлять державну таємницю, або належать до конфіденційної інформації.

Висвітлення діяльності виконавчого комітету здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

2. Планування роботи.

2.1. Планування роботи виконавчого комітету є одним із засобів організаційного забезпечення його діяльності і здійснюється відповідно до річного плану роботи, що складається на основі планів і програм економічного і соціального розвитку міста та річного плану роботи міської ради з врахуванням поточного моменту і ситуації, що складаються в місті.

2.2. План роботи виконавчого комітету (далі - план роботи) на рік включає:

- перелік питань для розгляду на засіданнях виконавчого комітету;

- перелік указів Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної та міської рад, розпоряджень голови обласної ради, голови обласної державної адміністрації та міського голови, що розглядатимуться в порядку контролю при першому заступнику міського голови, заступниках міського голови; .

- перелік питань, які передбачається вивчити та при необхідності розглянути при першому заступнику міського голови, заступниках міського голови;

- основні організаційні заходи: збори, конференції, круглі столи, прямі лінії, тощо;

2.3. Планування діяльності виконавчого комітету з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється з урахуванням вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності. Питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюються в окремий план підготовки проектів регуляторних актів (далі - План), який затверджується не пізніше 15 грудня поточного року. План повинен містити визначення видів і назв проектів, цілей їх прийняття, строків підготовки проектів, найменування органів та підрозділів, відповідальних за розроблення проектів регуляторних актів.

2.4. Порядок формування плану роботи:

2.4.1. Пропозиції до плану роботи, погоджені із міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови подаються керівниками управлінь, відділів, інших структурних підрозділів виконавчого комітету начальнику загального відділу виконкому не пізніше як за 10 днів до початку останнього в поточному році місяця.

2.4.2. Загальний відділ на основі поданих пропозицій і за погодженням із керуючим справами виконкому складає проект плану роботи та проект відповідного рішення з даного питання.

2.5. Проект рішення про план роботи візується першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому та начальником (або іншою посадовою особою) юридичного відділу. План роботи затверджується рішенням виконавчого комітету на першому засіданні виконавчого комітету після затвердження міською радою плану роботи ради на рік.

2.6. Проект рішення щодо затвердження плану з підготовки проектів регуляторних актів подається виконавцями (у компетенції яких перебувають питання, що подаються до розгляду) начальнику загального відділу виконавчого комітету до 1-го грудня поточного року.

Якщо протягом року готується проект регуляторного акта, який не внесений до затвердженого Плану, то не пізніше 10 робочих днів з початку підготовки цього проекту, або з дня подання його на розгляд виконавчому комітету Ковельської міської ради, вносяться відповідні зміни до Плану, але не пізніше дня оприлюднення проекту. Затверджений План, а також зміни до нього оприлюднюються у газеті "Вісті Ковельщини" та на веб - сторінці Ковельської міської ради не пізніше як у 10 - денний строк після їх затвердження.

2.7. Щосереди до 17.00 год. відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю на основі даних управлінь, відділів, інших структурних підрозділів виконавчого комітету, першого заступника міського голови та заступників міського голови готується перелік основних організаційно-масових заходів, які проводитимуться виконкомом, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету протягом наступного тижня. Копії переліку не пізніше п'ятниці передаються міському голові та його заступникам, секретарю міської ради, в прийомну міського голови, в диспетчерську службу виконкому та в обласну державну адміністрацію. Оригінал зберігається у керуючого справами виконкому.

2.8. Контроль за виконанням плану роботи здійснюють керуючий справами виконавчого комітету, перший заступник міського голови, заступники міського голови, начальники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету. При розгляді проекту плану роботи на наступний рік, керуючий справами виконавчого комітету інформує членів виконавчого комітету про виконання плану роботи за попередній рік.

2.9. Коректування плану роботи виконавчого комітету, при необхідності, здійснюється міським головою за пропозиціями першого заступника міського голови та заступників міського голови шляхом видання розпорядження про внесення відповідних змін та доповнень до нього, з наступним їх затвердженням на засіданні виконкому.

2.10. Управління, відділи та інші структурні підрозділи виконавчого комітету планують свою роботу на місяць. Проекти їх планів роботи подаються на затвердження першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету, відповідно до розподілу функціональних обов'язків між ними, за тиждень до початку місяця. Відповідальність за виконання планів роботи структурних підрозділів покладається на їх керівників, контроль - на першого заступника міського голови, заступників міського голови та керуючого справами виконкому згідно до розподілу функціональних обов'язків між ними.

3. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету, нарад, семінарів та інших заходів.

3.1. Для колегіального вирішення питань в межах установленої компетенції, засідання виконавчого комітету скликаються міським головою у відповідності із планом роботи, як правило, другого четверга кожного місяця о 10 годині.

Засідання виконавчого комітету правомочне якщо на ньому присутня більша половина загального складу членів виконавчого комітету. Рішення приймається шляхом голосування і вважається прийнятим, якщо за нього проголосувала більшість присутніх на засіданні членів виконавчого комітету.

В разі нагальної необхідності, рішення виконавчого комітету може бути прийняте без проведення його засідання шляхом опитування членів виконавчого комітету. В цьому разі рішення вважається прийнятим, якщо не менше 2/3 із загального складу членів виконкому /в тому числі і міський голова/ завізували проект рішення своїми підписами.

3.2. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, його заступниками і керуючим справами виконавчого комітету, членами виконавчого комітету, у відповідності з річним планом роботи.

3.3. При наявності підготовленого і погодженого із заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету та юридичним відділом виконавчого комітету проекту рішення виконавчого комітету, з ініціативи керівників структурних підрозділів виконавчого комітету та організацій, що не підпорядковані виконкому, на розгляд виконавчого комітету можуть бути внесені питання, не передбачені планом.

3.4. Повідомлення про розгляд планових питань на засіданні виконавчого комітету (за підписом керуючого справами) надсилається загальним відділом виконавцям за три тижні до засідання виконкому.

3.5. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету /довідок, інформацій, проектів рішень і т.д./ здійснюється членами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, зацікавленими органами і особами.

3.6. Проекти рішень виконавчого комітету, додатки до них, інформації, довідки подаються їх виконавцями для погодження першому заступнику міського голови, заступникам міського голови не пізніше 7 днів до засідання виконкому.

3.7. Проекти рішень виконавчого комітету, які є регуляторними актами, оприлюднюються згідно з вимогами Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

3.8. Структурні підрозділи виконавчого комітету, підприємства, установи та організації, які подають проекти рішень виконавчого комітету, зобов'язані погодити їх з усіма зацікавленими особами /організаціями/.

Проекти рішень виконавчого комітету, в яких розглядаються питання планування капіталовкладень та фінансування з бюджету обов"язково погоджуються з фінансовимуправлінням виконавчого комітету.

При наявності розбіжності думок, одночасно з проектом рішення виконавчого комітету подаються пропозиції та зауваження до його тексту. Після чого вони розглядаються у першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами з участю осіб, які готували проект і внесли до нього поправки.

3.9. Подані проекти рішень виконавчого комітету мають бути ретельно відредагованими стислими, не повинні бути більшими ніж на 3 сторінки друкованого тексту, містити в собі конкретні заходи, строк їх виконання, відповідальних за виконання осіб.

До проекту рішення виконавчого комітету додаються: стисла довідка по суті питання (не більше 3-х сторінок тексту, а з питань соціально-економічного розвитку — не більше 5 сторінок тексту), відомості про те, хто буде доповідати і співдоповідати, список запрошених на засідання виконавчого комітету, перелік осіб та організацій, яким необхідно вислати рішення після його прийняття, проект відповідного листа, якщо проектом рішення передбачено звернення чи прохання до зацікавлених організацій або осіб.

До проекту рішення виконавчого комітету, який є регуляторним актом, виконавець також подає висновок про результати аналізу впливу регуляторного акта та копію повідомлення про оприлюднення цього проекту.

3.10. Проекти рішень виконавчого комітету після їх погодження у першого заступника міського голови, заступників міського голови, начальника (або іншої посадової особи) юридичного відділу, керуючого справами виконкому, начальника фінансового управління (при розгляді питань фінансового характеру) подаються виконавцями начальнику загального відділу для включення до порядку денного засідання виконкому не пізніше, як за 6 днів до засідання.

3.11.Начальник загального відділу за 5 днів до засідання виконавчого комітету передає міському голові оригінали проектів рішень та додатки до них.

3.12. Члени виконавчого комітету отримують матеріали у начальника загального відділу не пізніше ніж за 2 дні до засідання виконавчого комітету.

3.13. Проекти рішень виконавчого комітету, не подані в установлені строки, можуть бути включені до порядку денного засідання виконавчого комітету, як виняток, тільки з дозволу міського голови.

3.14. Повідомлення про засідання виконавчого комітету доповідачів і співдоповідачів, а також осіб згідно списку, прикладеного до проекту рішення виконавчого комітету, забезпечує відділ або особи, які готували дані проекти разом із загальним відділом виконавчого комітету.

Ознайомлення запрошених осіб з проектами рішень до засідання виконавчого комітету забезпечує начальник загального відділу, залучаючи до цього виконавців, які готували дані проекти рішень виконавчого комітету.

3.15. Рішення, прийняті виконавчим комітетом, разом із зауваженнями, внесеними на засіданні, доопрацьовуються особами, які їх готували, візуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, посадовими особами юридичного відділу та фінансового управління (при розгляді питань фінансового характеру) і подаються на підпис міському голові у дводенний термін після засідання виконавчого комітету. У виняткових випадках – в термін, встановлений виконавчим комітетом на доопрацювання.

3.16. Підписані рішення виконавчого комітету начальник загального відділу протягом 3-х робочих днів розмножує і розсилає їх згідно з переліком управлінням, відділам, підприємствам і організаціям.

3.17. Засідання виконавчого комітету протоколюється начальником загального відділу. Протокол підписується міським головою не пізніше 10 днів після засідання.

3.18. Семінари та навчання з працівниками структурних підрозділів виконавчого комітету проводяться в перший понеділок місяця та по мірі необхідності.

3.19. Апаратні наради з керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету проводяться міським головою, або першим заступником міського голови щопонеділка о 8.00 год. У перший понеділок місяця – з усіма працівниками структурних підрозділів виконавчого комітету.

3.20. Підготовка апаратних нарад покладається на загальний відділ, начальник якого веде протокол апаратної наради. Виконання доручень, даних на нараді службовцям та працівникам структурних підрозділів виконавчого комітету, контролює кожен служюовець та працівник особисто.

3.21. Підготовка заходів, що проводяться виконавчим комітетом, здійснюється структурними підрозділами виконавчого комітету за попередньо складеними робочими планами (заходами). Пропозиції про строки, час, місце та інші питання, пов"язані зорганізацією підготовки і проведення засідань, нарад, семінарів та інших заходів, погоджуються із першим заступником міського голови та заступниками міського голови.

3.22. Запрошення на міські заходи, реєстрація прибулих на них здійснюється відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю спільно із працівниками структурних підрозділів виконавчого комітету.

3.23. Хід проведення заходів під головуванням міського голови протоколюється відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю. Всі доручення, які даються міським головою під час таких заходів, оформляються відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю по напрямках діяльності, що ведуть відповідні заступники міського голови, вказується їх зміст, виконавці, строки виконання, підписуються у відповідного заступника міського голови та беруться на контроль відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю

Питання необхідності протоколювання заходів під головуванням першого заступника міського голови, заступників міського голови вирішується ними самостійно і здійснюється одним із працівників відділу /управління/ по напрямку їх діяльності.

3.24. Організація і підготовка нарад з керівниками підприємств, установ та організацій по питаннях їх діяльності та по питаннях життєдіяльності міста покладається на першого заступника міського голови, заступників міського голови і керуючого справами відповідно до розподілу їх функціональних обов”язків.

Протоколитаких нарад веде один із працівників відділу /управління/, що підпорядкований першому заступнику міського голови, заступнику міського голови, який веде нараду /або секретар комісії, якщо нараду проводить комісія/.

3.25.Підготовка приміщень до нарад, здійснюється завідуючим господарством спільно з відділом внутрішньої політики, організаційної роботи та зв'язків з громадкістю та іншими відповідальними за підготовку і проведення заходів особами.

3.26. Засідання утворених виконавчим комітетом комісій, рад, штабів проводяться у терміни, визначені положеннями про них, або по мірі необхідності. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується секретарями цих комісій, рад, штабів або іншими особами, визначеними керівниками названих органів.

3.27. Участь в обласних (або інших не міських) заходах першого заступника міського голови, заступників міського голови і керуючого справами виконавчого комітету погоджується з міським головою. Інших категорій працівників - із відповідними заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.

4. Організація взаємодії з центральними та місцевим органами виконавчої влади, іншими органами місцевого самоврядування.

4.1. Взаємодія з центральними та місцевими органами виконавчої влади і органами місцевого самоврядування інших територіально-адміністративних одиниць здійснюється керівництвом апарату управління, структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету на відповідних рівнях з метою забезпечення чіткого і злагодженого їх функціонування шляхом визначення завдань, погодження планів і дій, здійснення контролю за дотриманням при їх реалізації чинного законодавства, обміну оперативною управлінською інформацією, проведення засідань, нарад та інших заходів.

4.2. Правовий аналіз документів з питань співпраці та взаємовідносин з іншими органами влади ти місцевого самоврядування проводиться юридичним відділом виконавчого комітету.

5. Організація роботи з кадрами.

5.1. У роботі з кадрами виконавчий комітет керується Конституцією, законами України "Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, "Про державну службу" та іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указамита розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету.Міністрів України, рішеннямиміської та обласної рад, виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим Регламентом.

5.2. Роботу з кадрами у виконавчому комітеті веде відділ з питань діяльності правоохоронних органів, оборонно-мобілізаційної, режимно-секретної та кадрової роботи /далі - кадрова служба/, який спільно із структурними підрозділами виконавчого комітету розробляє річні та перспективні плани роботи з кадрами, заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації, забезпечує направлення працівників на курси підвищення кваліфікації. Вивчає потребу та формує замовлення на підготовку магістрів державного управління.

Кадровою службою виконавчого комітету ведуться особові справи працівників міської ради та виконавчого комітету.

5.3.Прийняття на службу в структурні підрозділи міської ради та її виконавчого комітету здійснюється шляхом конкурсного відбору, або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття на роботу в структурні підрозділи виконавчого комітету на посади, не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

5.4. Кадрова служба виконавчого комітету вивчає ділові якості осіб, які претендують на посади посадових осіб місцевого самоврядування. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади посадових осіб місцевого самоврядування, може проводитись в установленому порядку їх стажування у відповідних структурних підрозділах. При прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування може встановлюватися випробовування терміном до 6 місяців. У разі негативного результату випробування особа звільняється з посади згідно із законодавством про працю.

5.5. Особи, які вперше приймаються на посади посадових осіб місцевого самоврядування, складають Присягу і підписують її текст, визначений Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування", про що робиться запис у трудовій книжці.

5.6.Для зайняття посад посадових осіб місцевого самоврядування і просування по службі, у структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття відповідних посад. Щорічно у грудні кадровий резерв переглядається і затверджується міським головою.

5.7. Переважне право на просування по службі мають посадові особи місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням міського голови можуть бути переведені на більш високі посади посадові особи місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

5.8. Виконавчий комітет створює умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування у навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах та шляхом самоосвіти.

5.9. Порядок призначення на посади та звільнення з посад.

5.9.1.Міський голова вносить на розгляд міської ради пропозиції про кількісний і персональний склад виконавчого комітету ради.

5.9.2. Міський голова вносить на розгляд ради пропозиції щодо структури і чисельності виконавчих органів ради.

5.9.3. Міський голова призначає на посади та звільняє з посад працівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ та організацій, що належать до міської комунальної власності. Вирішує питання про їх матеріальне заохочення.

5.9.4. Міський голова погоджує призначення на посади та звільненнязпосад :керівників міських установ і організацій, що підпорядковані центральним органам державної виконавчої влади, відомствам і т.п., якщо інше не передбачене законодавством

5.9.5. Кадрова служба оформляє і видає посвідчення посадовим особам структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету.

5.9.6. Кадровій службі кандидати, рекомендовані конкурсною комісією на посади працівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету, подають: особовий листок обліку кадрів /форма П-2ДС/, автобіографію, дві фотокартки розміром 4x6 см, копії документів про освіту та вчений ступінь і звання, декларацію про доходи,копію паспорта, попередження про спеціальні обмеження щодо прийняття на державну службу та її проходження.

5.10. Відрядження працівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету здійснюються у відповідності з планамироботи, а також згідно з документами центральних і місцевих органів влади та службовою необхідністю.

Посвідчення про відрядження оформляються кадровою службою за погодженням із міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.

Посвідчення про відрядження підписуються керуючим справами виконкому і засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету.

Після повернення з відрядження працівники письмово звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання поставлених завдань. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов"язані з перебуванням у відрядженнях.

5.11. Чергові відпусткипосадовим особам та працівникам структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету надаються згідно розпорядження міського голови та затвердженого графіка відпусток на підставі їх заяви, яка за 10 днів подається на ім"я міського голови. Заява погоджується начальником управління /відділу, служби/ та заступником міського голови.

5.12. Відпустки першому заступнику, заступникам міського голови, секретарю ради та керуючому справами надаються за розпорядженнями міського голови. Взаємозамінюваність між міським головою, першим заступником, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету на час їх відсутності визначається розподілом їх обов'язків, затвердженим розпорядженням міського голови.

5.13. Міський голова видає розпорядження про своє відбуття у відпустку.

5.14. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов"язаних з відпустками здійснює кадрова служба виконавчого комітету.

6. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням. . Видання розпоряджень міського голови

6.1.Організація роботи з документами у виконавчому комітеті здійснюється згідно з відповідними нормативно-правовими актами.

6.2. Відповідальність за загальний стан роботи з документами у виконавчому комітеті покладається на керуючого справами виконавчого комітету. Відповідальність за організацію і стан роботи з документами в структурних підрозділах міської ради та її виконавчого комітету несуть їх керівники або спеціально визначені особи.

Організація роботи з документами у виконкомі забезпечується загальним відділом.

Діловодство в структурних підрозділах виконавчого комітету ведеться згідно з інструкцією з діловодства та номенклатурою справ яка вводиться в дію з І січня щорічно. . Зведена номенклатура справ виконавчого комітету затверджується міським головою, номенклатура справ структурних підрозділів затверджується керуючим справами виконавчого комітету.

Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у структурних підрозділах міської ради та її виконавчого комітету покладається на їх керівників.

Ведення таємного діловодства виконавчого комітету здійснює начальник відділу з питань діяльності правоохоронних органів, оборонно-мобілізаційної, режимно-секретної та кадрової роботи.

6.3. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керуючим справами виконавчого комітету, який разом з міським головою та його заступниками:

- вживає необхідних заходів для скорочення службового листування, підготовки документів тільки при обґрунтованій необхідності і надсилання їх за призначенням;

- не допускає запитів до підвідомчих організацій, різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, що не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;

- забезпечує регулярну перевірку стану діловодства на місцях;

- здійснює контроль за дотриманням в структурних підрозділах виконавчого комітету вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів відповідно до вимог інструкції по діловодству і даного регламенту.

6.4. Діловодство та листування у виконавчому комітеті ведеться українською мовою.

6.5.Службові документи, що надходять до виконавчого комітету, приймаються начальником загального відділу та головним спеціалістом по роботі із зверненнями громадян, реєструються і в той же день передаються міському голові та його заступникам для розгляду і визначення конкретних доручень по їх виконанню.

Терінові документи після їх отримання негайно передаються керівництву для розгляду і визначення доручень по їх виконанню (в тому числі і з використанням електронного зв'язку).

6.6. Керівниками документи розглядаються не пізніше як в триденний термін. Термінові-невідкладно.

Не зареєстровані документи розгляду не підлягають.

6.7. Наслідки розгляду документів керівником фіксуються в резолюції, в якій визначається виконавець (виконавці), конкретні дії щодо виконання документа, термін його виконання, особистий підпис керівника, дата накладення резолюції.

6.8. Розглянуті керівниками документи, повертаються до начальника загального відділу та головного спеціаліста по роботі із зверненнями громадян і після внесення в базу даних резолюції керівника в то й же день передаються виконавцям для ознайомлення та організації виконання.

Терінові документи після їх отримання негайно передаються виконавцям для роботи (в тому числі і з використанням електронного зв'язку).

6.9. Вся вихідна кореспонденція (листи, інформації та інші службові документи), розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету реєструється в приймальні міського голови та відсилається адресатам.

Неякісно підготовлені документи, за погодженням із керуючим справами виконкому, повертаються виконавцям для усунення порушень у підготовці документів.

6.10. Підготовка і видання розпоряджень міського голови.

6.10.1. Відповідно до законодавства та в межах повноважень розпорядження одноособово видаються міським головою, а в разі його відсутності - першим заступником міського голови.

6.10.2. Проекти розпоряджень міського голови повинні бути завізовані особами, які їх готували, посадовою особою юридичного відділу, першим заступником міського голови, заступником міського голови (відповідно до розподілу функціональних обов”язків) і керуючим справами виконавчого комітету. При розгляді питань фінансового характеру – також начальником фінансового управління та (або) начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності.

6.10.3. Відповідальність за підготовку проектів розпоряджень міського голови та їх доопрацювання (при необхідності) несуть особи, які їх готують.

6.10.4. Безпосередній контроль за підготовкою проектів розпоряджень міського голови, їх доопрацюванням здійснює керуючий справами виконкому.

6.10.5. Підписані розпорядження після розмноження загальним відділом виконавчого комітету надсилаються виконавцям згідно з переліком розсилки.

6.10.6. Розпорядження, що стосуються прав та обов"язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення через засоби масової інформації (в тому числі - і електронні).

6.11. Здійснення контролю за проходженням та виконанням документів.

6.11.1. Контроль за реалізацією законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень виконкому та розпоряджень міського голови здійснюється міським головою, його першим заступником, заступниками міського голови згідно з розподілом їх обов'язків, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету.

6.11.2. Вся вхідна кореспонденція приймається, реєструється, заноситься в комп”ютерну базу даних /при необхідності - на облікові та контрольні картки/ начальником загального відділу і передається на розгляд міському голові, його заступникам, керуючому справами.

6.11.3.Організаційно-технічна робота, пов"язана із здійсненням контролю за проходженням та виконанням документів, здійснюється посадовими особами загального відділу виконавчого комітету.

6.11.4. Всі доручення по виконанню документів вищестоящих органів контролюються загальним відділом виконавчого комітету і перебувають на контролі до їх остаточного виконання.

6.11.5.Після виконання завдань вказаних в резолюціях керівництва виконавчого комітету, документи повертаються в загальний відділ, після чого формуються в справи.

6.11.6. На документи вищестоящих органів, які вимагають прийняття рішень виконавчого комітету чи розпоряджень міського голови, відповідні проекти подаються виконавцями не пізніше 10 робочих днів з дня надходження документу, або в термін, встановлений резолюцією.

6.11.7. На рішення виконавчого комітету і розпорядження міського голови, які перебувають на контролі, в загальному відділі заводяться контрольні папки, в яких робляться відповідні відмітки та накопичуються довідково-інформаційні матеріали про хід виконання поставлених завдань. Начальник загального відділу виконавчого комітету щомісячно готує доповідні записки керуючому справами виконкому про хід виконання контрольних та розпорядчих документів.

6.11.8. Своєчасне одержання від виконавців інформацій щодо виконання контрольних документів, рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, забезпечує загальний відділ. На основі інформацій та інших довідкових матеріалів він готує довідки про стан виконання контрольних документів і подає їх міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами - на кого покладено контроль за виконанням цих документів.

6.11.9. Хід виконання контрольних документів, рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови щомісячно розглядається на апаратній нараді при міському голові.

6.11.10. При невиконанні у встановлені терміни документів, які перебувають на контролі, відповідальні працівники, які здійснюють контроль за їх виконанням, доповідають про це міському голові, для вжиття відповідних заходів.

6.11.11. Виконані документи знімаються з контролю за поданням працівників, на яких покладено безпосередній контроль за виконанням - головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків між ними. Довідково-інформаційні матеріали, які характеризують їх виконання, з резолюціями голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови про зняття з контролю, зберігаються в справах протягом 5 років, а потім знищуються (якщо інше не передбачене законодавством).

6.12. Порядок копіювання і розмноження документів.

6.12.1. Копіювання і розмноження документів здійснюється копіювально-розмножувальною технікою, що є в структурних підрозділах міської ради.

6.12.2. У випадку відсутності у структурному підрозділі міської ради копіювально-розмножувальної техніки, розмножування і копіювання документів проводиться у загальному відділі.

6.12.3.Тиражі копій документів визначаються виконавцем згідно із списками розсилки документів, погоджених із начальником загального відділу.

7.Порядок розгляду звернень громадян і організація їх прийому.

7.1.Письмові звернення, пропозиції, заяви і скарги громадян, що надходять до виконавчого комітету приймаються головним спеціалістом по роботі із зверненнями громадян. В той же день головний спеціаліст по роботі із зверненнями громадян їх реєструє, попередньо розглядає, готує необхідні додаткові матеріали і передає на розгляд керівництву міської ради та її виконавчого комітету згідно з розподілом функціональних обов"язків між ними. Міський голова та його заступники розглядають звернення громадян і дають доручення відповідним службам, посадовим особам по вивченню, перевірці і вирішенню порушених у зверненнях питань. Контролює проходження пропозицій, заяв і скарг громадян головний спеціаліст по роботі із зверненнями громадян.

7.2. Особистий прийом громадян ведуть міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови та керуючий справами виконкому згідно із затвердженим розпорядженням міського голови графіком. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Письмові звернення, подані на особистому прийомі, вирішуються в тому ж порядку, що й надіслані поштою.

7.3. Звернення, пропозиції, заяви і скарги громадян вирішуються у 30-денний термін. В необхідних випадках керівники виконавчого комітету, які давали доручення, можуть своєю резолюцією скоротити або продовжити терміни розгляду звернень з врахуванням вимог Закону України “Про зверенення громадян”.У випадках, коли терміни розгляду звернень продовжуються, у проміжних відповідях заявнику вказуються причини продовження розгляду звернення, а також терміни остаточного вирішення питань.

7.4. Документи про результати розгляду усних чи письмових звернень громадян, взятих на контроль у виконавчому комітеті, підписуються керівниками міської ради та її виконавчого комітету, або ж підприємств, установ, організацій, яким документ перенаправлено для розгляду за приналежністю (в таких випадках громадянам надсилається повідомлення - куди направлено їх звернення чи заява).

Розглянуті звернення, пропозиції, заяви, скаргиразом з усіма матеріалами про їх розгляд подаються до справи згідно з резолюціями міського голови та його заступників.

7.5. Відповіді про результати розгляду звернень громадян, взятих на контроль в Адміністрації Президента України, Кабінеті Міністрів України, обласній раді та обласній державній адміністрації, готуються, візуються виконавцями і підписуються міським головою або першим заступником міського голови (у разі відсутності міського голови) .

7.6. Анонімні звернення не розглядаються.

7.7. Головний спеціаліст по роботі із зверненнями громадян аналізує кількість і характер письмових та усних звернень, роботу структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету по їх розгляду та щомісячно інформує про це керуючого справами виконкому.

7.8. Стан роботи по розгляду звернень, заяв та скарг громадян шомісячно розглядається на апаратній нараді при міському голові.

8. Використання робочого часу

8.1. Виконавчий комітет працює з понеділка по четвер з 8 до 17 години 15 хвилин, а у п"ятницю - з 8 до 16 години з перервою на обід з 12 до 13 години. Вихідні дні - субота, неділя. Час початку робочого дня виконавчого комітету може змінюватися розпорядженням міського голови за погодженням з профспілковим комітетом. У вихідні і святкові дні, при потребі, згідно з графіком, затвердженим міським головою може проводиться чергування відповідальних працівників.

8.2. Облік робочого часу працівників ведеться керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, які до 25 числа кожного місяця оформляють табель виходу працівників на роботу, підписують його у міського голови і передають для нарахування заробітної плати у відділ бухгалтерського обліку та звітності.

8.3. Перебування працівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету у робочий час поза межами службового приміщення повинно бути попередньо погоджене з безпосереднім керівником.

При відлученні у робочий час поза межі службового приміщення, працівники структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету інформують приймальну міського голови про місце і час перебування .

8.4. Всі працівники структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету зобов"язані підтримувати належний морально-психологічний клімат в установі:

- уважно ставитись до колег по праці та відвідувачів;

- не проявляти нервозності і не створювати конфліктних ситуацій;

- надавати колегам необхідну допомогу в роботі, взаємозаміняти співпрацівників в разі їх відсутності на роботі;

- дотримуватися загальних правил поведінки державних службовців.

9. Матеріально-технічне забезпечення

9.1.Матеріально - технічне забезпечення структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету проводиться завідувачем господарством.

9.2. Завідувач господарством проводить заходи по утриманню в належному стані службових приміщень, проведенню їх поточного та капітального ремонтів.

9.3.Завідувач господарством відповідає за придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників структурних підрозділів виконавчого комітету канцелярським знаряддям, папером, телефонним зв"язком тощо.

9.4.. Винесення майна з адміністративного приміщення міської ради, перенесення майна з одного службового кабінету в інший проводиться лише за погодженням із завідувачем господарством.

9.5.Майно, що знаходиться в службових кабінетах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Вони несуть відповідальність за збереження і правильність користування закріпленним майном, при звільненні з роботи здають це майно завідувачу господарством, про що робляться відповідні відмітки в облікових документах.

9.6. Печатки і штампи зберігаються в структурних підрозділах, які з цими печатками та штампами працюють.

9.7. Облік печаток і штампів ведеться в спеціальному журналі який зберігається в загальному відділі.

Керуючий справами Б.П. Зінчук

Фотогалерея
Програма про наше місто
Посилання на сайти